Es una implantación a medida para clínicas de fisioterapia que atienden pacientes de mutuas y aseguradoras: la IA lee los volantes y autorizaciones, controla cuántas sesiones quedan autorizadas y prepara la documentación y la facturación de cada entidad. Una persona valida todo. Desde 1.125 € + 143 €/mes, + IVA.
En Elite Work implantamos soluciones de inteligencia artificial que ahorran horas a pymes y profesionales: mira todas las soluciones de IA para clínicas de fisioterapia.
Martes a primera hora. Sobre el mostrador hay una bandeja con los volantes de la semana anterior: unos impresos, otros fotografiados con el móvil y reenviados por WhatsApp, alguno con la fecha medio borrada. La recepcionista los va pasando uno a uno al ordenador: nombre, número de póliza, número de autorización, sesiones concedidas, fecha de validez. A media mañana descubre que un paciente lleva dos sesiones más de las autorizadas. Nadie lo había visto.
¿Por qué el paciente de mutua da tanto trabajo de despacho?
Porque cada paciente de mutua trae consigo un expediente que hay que vigilar de principio a fin. El paciente privado reserva, viene y paga. El de mutua necesita una autorización previa, un número de sesiones concedidas, unas fechas de validez y una factura dirigida a una entidad distinta del paciente, cada una con su forma de pedirlo.
Ese trabajo no se ve en la agenda, pero se come las horas de recepción. Como ejemplo: si entran 15 volantes a la semana y pasar cada uno lleva 5 minutos, más otros 3 minutos por paciente al preparar la factura de fin de mes, son 15 × 5 = 75 minutos semanales solo en teclear, y unos 15 × 4 × 3 = 180 minutos al mes en facturar. Pon tus propias cifras y verás tu número.
¿Qué lee la IA de un volante y qué no decide nunca?
La IA lee los datos administrativos del documento y los coloca en la ficha del paciente; no decide nada clínico ni sobre la cobertura. Recibe el volante por la vía que ya usas (foto, PDF, correo o escáner), extrae los datos y los deja preparados para revisar.
| Tarea | Lo hace la IA | Lo hace una persona |
|---|---|---|
| Leer el volante o la autorización | Extrae paciente, entidad, número de autorización, sesiones y fechas | Comprueba los datos marcados como dudosos |
| Abrir el expediente del paciente | Crea o actualiza la ficha con lo leído | Valida antes de que cuente para la agenda |
| Controlar sesiones autorizadas | Lleva la cuenta y avisa cuando quedan pocas o la autorización vence | Decide si pedir una prórroga o pasar a privado |
| Preparar la facturación | Agrupa las sesiones realizadas por entidad y prepara factura y anexos | Revisa y envía por el canal de cada entidad |
| Casos raros | Los separa en una lista aparte | Los resuelve |
Si un dato no se lee con claridad, por una foto movida o una letra difícil, la IA no lo rellena a ojo: lo deja en blanco y lo señala. Prefiere un hueco a un error.
¿Cómo evito tratar sesiones que la mutua no va a pagar?
Con un contador por autorización que avisa antes de que se agote, no después. Cada vez que el paciente tiene una sesión realizada, se descuenta de lo autorizado. Cuando quedan las que tú decidas, recepción recibe un aviso: es el momento de pedir la ampliación o de hablar con el paciente.
Lo mismo con las fechas: si una autorización vence antes de que se completen las sesiones, el aviso llega con margen. Y si alguien intenta dar cita a un paciente de mutua sin autorización vigente, la cita queda marcada para que la vea una persona antes del día.
Si tus pacientes confirman citas por mensaje, los recordatorios de citas por WhatsApp pueden pedirle al paciente el volante nuevo cuando le toca renovarlo, para que lo traiga o lo envíe antes de la siguiente sesión.
¿Cómo queda el cierre de mes con cada aseguradora?
Queda como una lista por entidad con las sesiones realizadas, su autorización y la factura preparada, lista para revisar. En lugar de repasar la agenda del mes paciente a paciente, recepción revisa lo que el sistema ha agrupado y corrige lo que haga falta.
Cada entidad tiene sus propias exigencias de formato, documentación y plazos. No las suponemos: en la implantación se configuran con los documentos reales que hoy envías a cada una, y se ajustan si cambian. Las facturas deben cumplir además la normativa de facturación, que es la misma para tus pacientes privados; lo explicamos en VERI*FACTU para clínicas de fisioterapia.
¿Por qué esto es un proyecto a medida?
Porque no hay dos clínicas que trabajen con las mismas entidades ni con el mismo programa. La lectura de volantes, el contador de sesiones y la facturación tienen que ajustarse a tus documentos y, si es posible, a tu programa de gestión. Eso no cabe en una solución empaquetada.
En el diagnóstico vemos contigo:
- Con qué mutuas y aseguradoras trabajas y cuántos pacientes llegan de cada una.
- Cómo te llegan hoy los volantes y autorizaciones.
- Qué programa usas para la agenda y la facturación, y si se puede conectar.
- Qué documentación pide cada entidad al facturar, según lo que ya envías.
- Quién de tu equipo validará y cuánto tiempo puede dedicarle.
¿Cuánto cuesta y cuándo empieza a funcionar?
Es una implantación a medida con mantenimiento: desde 1.125 € de entrada y una cuota desde 143 €/mes, + IVA. La cuota cubre el mantenimiento y los ajustes cuando una entidad cambia sus documentos. Tienes todas las modalidades en precios y nuestra forma de trabajar en implantación de IA en empresas.
El plazo se fija en el diagnóstico, porque depende del número de entidades y de la conexión con tu programa. Lo habitual es empezar por la entidad con más volumen, comprobar que la lectura y el contador funcionan bien con sus documentos y sumar las demás después.
Preguntas frecuentes
¿La IA decide si una sesión está cubierta por la mutua?
No. La IA lee el volante y compara datos; si algo no cuadra, lo marca. La decisión la toma siempre una persona de la clínica.
¿Sirve para cualquier mutua o aseguradora?
Se configura para las que trabajan con tu clínica, una a una, con sus documentos reales. Lo que cada una exige se revisa en la implantación, no se da por supuesto.
¿Y si el volante llega en papel o escrito a mano?
Se fotografía o se escanea. Si la letra o la imagen no permiten leer un dato con seguridad, la IA lo deja en blanco y avisa, en lugar de adivinarlo.
¿Quién envía la factura a la mutua?
Tu clínica, por el canal que use hoy. El sistema deja la factura y su documentación preparadas para que una persona las revise y las envíe.
Antes de decidir nada, pide el diagnóstico gratuito: en 30-45 minutos miramos tus volantes y tu cierre de mes y te decimos qué parte se puede automatizar y con qué coste. Llámanos al 657 632 204 o escríbenos desde contacto.