Los recordatorios de citas por WhatsApp avisan a cada paciente de tu clínica de fisioterapia antes de su sesión y le dejan confirmar o anular con una respuesta. Si anula, el hueco queda libre en tu agenda al momento. Es una solución lista para usar: alta desde 218 € y cuota desde 112 €/mes, + IVA.
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¿Por qué siguen fallando pacientes si ya les aviso?
Porque avisar no es lo mismo que pedir una respuesta. Lunes, 9:00. La camilla está preparada, la toalla puesta, el informe del paciente abierto en la pantalla. A las 9:10 no ha llegado. A las 9:15 le llamas y no contesta. A las 9:40 te escribe: «Perdona, se me había olvidado por completo, ¿podemos pasarla al jueves?». Has perdido la hora y, además, el jueves está lleno.
Muchas clínicas ya mandan un aviso el día antes, a mano o desde el programa de agenda. El problema es lo que pasa después: si el paciente no lee el mensaje o no puede venir y no dice nada, te enteras cuando ya es tarde. Lo que cambia esta solución es que el mensaje pide una respuesta y esa respuesta hace algo en la agenda, sin que nadie de tu equipo tenga que leerla y actuar.
¿Qué mensaje recibe el paciente y cuándo?
El que tú decidas, a la hora que tú decidas. Lo habitual es una secuencia corta, que no agobie y que dé tiempo a reaccionar. Esta es una propuesta de partida, que ajustamos contigo:
| Momento | Mensaje | Si responde… |
|---|---|---|
| Al dar la cita | Confirmación con día, hora, fisioterapeuta y dirección | Nada que hacer; queda guardado en su chat |
| El día antes, a media mañana | Recordatorio con dos opciones: confirmo o no puedo ir | «Confirmo»: la cita se marca como confirmada |
| Mismo mensaje | — | «No puedo»: se anula, el hueco queda libre y se le ofrecen otras horas |
| Si no ha respondido por la tarde | Un segundo aviso breve | Si sigue sin responder, la recepción lo ve en una lista para llamarle |
| Tras la última sesión de un bono | Aviso de que ha terminado el bono (opcional) | Pasa a la recepción si quiere renovar |
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¿Cuánto dinero se me va en citas a las que no viene nadie?
Depende de tu clínica, así que aquí va la fórmula con un ejemplo. Supón que tienes 3 ausencias sin aviso a la semana y que cada sesión vale 40 €. Son 3 × 40 = 120 € a la semana y, en 4 semanas, 480 € al mes en horas que tu fisioterapeuta cobra igual y nadie paga. Cambia el 3 y el 40 por tus cifras reales.
Los recordatorios no hacen que todos vengan. Lo que consiguen es que una parte de los que no iban a venir te lo diga a tiempo, y ese aviso vale más cuanto antes llega: con un día de margen, el hueco se puede volver a ocupar; con cinco minutos, no. Por eso conviene combinarlos con la lista de espera automática, que ofrece el hueco liberado a otros pacientes sin que tengas que llamar a nadie.
¿Dónde entra la IA en algo tan sencillo como un recordatorio?
En entender lo que contesta la gente. Nadie responde «Confirmo» a secas. Te escriben «sí sí allí estaré», «el martes no me viene bien, ¿hay algo el miércoles?» o «voy pero llegaré 10 minutos tarde». Un sistema de botones solo entiende los botones; la IA entiende la frase y actúa: confirma, busca otra hora o avisa a la recepción de que alguien llegará tarde.
Lo que no encaja en ninguna de esas respuestas, como una duda sobre el tratamiento o una queja, no se contesta solo: pasa a una persona de la clínica con el mensaje completo.
¿Puedo mandar estos mensajes sin problemas de protección de datos?
Sí, si se hace con cuidado. El recordatorio dice día, hora y lugar, y no el motivo de la consulta ni nada de la lesión, porque un móvil lo puede ver otra persona. Además, el paciente tiene que estar informado de que le escribiréis por WhatsApp. En el diagnóstico revisamos contigo cómo lo informáis hoy y qué conviene añadir.
¿Cuánto cuesta y en cuánto tiempo funciona?
Es una solución lista para usar: alta desde 218 € y cuota desde 112 €/mes, + IVA. El alta incluye conectar los recordatorios con tu agenda, preparar los textos y dejar listo el número de WhatsApp; la cuota, el funcionamiento diario y los cambios en los mensajes. El plazo hasta el primer recordatorio se fija en el diagnóstico, porque depende de tu programa de agenda y de tu número. Las otras modalidades están en precios.
Si además el teléfono no para mientras estás en sesión, la recepcionista con IA usa el mismo WhatsApp para dar y cambiar citas, y los recordatorios encajan con ella.
Preguntas frecuentes
¿Necesito WhatsApp Business?
Para enviar recordatorios automáticos desde el número de la clínica hace falta una cuenta de empresa de WhatsApp. En el diagnóstico vemos si puedes usar tu número actual o conviene otro, y te ayudamos con el alta.
¿Y si el paciente no tiene WhatsApp?
Se le avisa por otra vía, por ejemplo un SMS o una llamada de la recepción. Esos pacientes quedan marcados para que nadie se olvide de ellos.
¿Puedo cambiar el texto de los mensajes?
Sí. Los textos son tuyos: los escribimos contigo al principio y puedes pedir cambios cuando quieras, por ejemplo para añadir indicaciones como traer ropa cómoda.
¿Qué pasa si el paciente responde con una pregunta?
Si es algo sencillo, como la dirección o el horario, se responde. Si es otra cosa, el mensaje pasa a la recepción o al fisio para que conteste una persona.
Dinos cuántas citas das a la semana y cuántas se pierden sin aviso, aunque sea a ojo. En el diagnóstico gratuito, de 30 a 45 minutos, te enseñamos cómo quedarían los mensajes en tu clínica y lo que costaría. Llámanos al 657 632 204 o escríbenos desde contacto.