Es un sistema que lleva la cuenta de los bonos de sesiones de tu clínica de fisioterapia: descuenta cada sesión al pasar la cita, avisa al paciente cuando le queda la última, le propone renovar y vigila las caducidades. Funciona como solución lista desde 218 € de alta y 112 €/mes, + IVA.
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Viernes, 19:05. Una paciente termina su sesión de suelo pélvico y, mientras se pone el abrigo, pregunta en recepción: «¿Cuántas me quedan del bono?». La recepcionista abre la libreta de bonos, busca el nombre entre tachones, cuenta las cruces y duda: hay una cita del martes que no sabe si se descontó. Detrás espera otro paciente para pagar. La respuesta acaba siendo «creo que dos, te lo confirmo el lunes». El lunes nadie se acuerda.
¿Qué se pierde cuando los bonos van en libreta o en Excel?
Se pierde dinero en sesiones que se dan y no se descuentan, y tiempo en contar a mano. El bono es una buena herramienta para fidelizar, pero obliga a apuntar algo cada vez que el paciente viene, y ese apunte depende de que alguien se acuerde con la sala llena.
Los fallos suelen ser siempre los mismos:
- Sesiones disfrutadas que no se tachan porque el paciente entró directo a cabina.
- Bonos que se agotan sin que nadie lo note, y el paciente sigue viniendo «a cuenta» hasta que alguien revisa.
- Bonos caducados que nadie reclama ni recuerda, ni a favor ni en contra de la clínica.
- Discusiones incómodas cuando la cuenta de recepción no coincide con la del paciente.
- Una hoja de Excel que solo entiende la persona que la creó.
Para hacerte una idea, haz esta cuenta como ejemplo: si tienes 50 bonos activos y cada uno genera al mes una consulta de saldo de 2 minutos, más 1 minuto de apunte por sesión con 4 sesiones por bono, son 50 × (2 + 4) = 300 minutos al mes. Cinco horas de recepción solo en llevar la cuenta, sin contar los errores.
¿Cómo se descuenta cada sesión sin que nadie la apunte?
Se descuenta sola cuando la cita del paciente pasa a «realizada» en la agenda. No hay que tachar nada: el sistema sabe qué bono tiene cada paciente, cuántas sesiones incluía y cuántas lleva.
Las reglas de tu clínica se configuran una vez. Por ejemplo, qué pasa si alguien anula con poca antelación o no se presenta: puedes descontar la sesión, perdonarla o dejarla marcada para que recepción decida. Si un bono sirve para varios tratamientos, o para dos miembros de la misma familia, también se puede indicar. Lo que no encaja en ninguna regla queda en una lista de «revisar» para una persona, en lugar de resolverse a ciegas.
| Situación | Con libreta o Excel | Con el sistema de bonos |
|---|---|---|
| El paciente pregunta cuántas sesiones le quedan | Recepción busca, cuenta y a veces duda | Saldo exacto en pantalla o por WhatsApp al paciente |
| Se realiza una sesión del bono | Hay que acordarse de tacharla | Se descuenta al marcar la cita como realizada |
| Queda una sesión | Nadie se entera hasta que se acaba | El paciente recibe un aviso y una propuesta de renovación |
| El bono está a punto de caducar | Se descubre tarde, o nunca | Aviso previo al paciente y lista para recepción |
| Cierre de mes | Repasar hojas para saber qué hay pendiente | Listado de bonos activos, agotados y caducados |
¿Qué le llega al paciente cuando le queda la última sesión?
Le llega un mensaje corto, con el tono de tu clínica, que le recuerda que su próxima cita es la última del bono y le ofrece renovarlo. Es el momento natural para hacerlo: el paciente está en pleno tratamiento y ya sabe lo que le aporta.
El texto lo apruebas tú antes de activar nada. Puede incluir las opciones de bono que ofreces y una forma sencilla de responder: «sí, renuévalo» o «prefiero hablarlo en la próxima sesión». Si el paciente acepta, recepción ve la renovación preparada y solo tiene que cobrarla. Si no responde, no se le insiste más de lo que tú hayas decidido.
Este aviso encaja con los recordatorios de citas por WhatsApp: el paciente recibe en el mismo canal la confirmación de su cita y el estado de su bono, sin mensajes sueltos de origen distinto.
¿Y los bonos que caducan sin gastarse?
Se avisan antes de que caduquen, con el margen que tú elijas. Un bono que caduca sin usar deja a un paciente descontento y a una clínica que no ha cobrado la siguiente renovación, así que interesa a las dos partes que se use a tiempo.
Las condiciones de caducidad las pones tú, como hasta ahora: el sistema no las inventa ni las cambia. Lo que hace es recordarlas. Unas semanas antes del vencimiento, el paciente recibe un mensaje con las sesiones que le quedan y un enlace o un teléfono para reservarlas. Recepción tiene además una lista de bonos próximos a caducar, por si prefiere llamar a alguien en persona.
¿Sirve con el programa de agenda que ya uso?
Depende de tu programa, y eso marca la modalidad. Hay dos caminos:
- Solución lista para usar. El sistema lleva su propio registro de bonos y de citas realizadas. Es lo más rápido si hoy trabajas con libreta, Excel o una agenda sencilla.
- Implantación a medida. Si ya tienes un programa de gestión con tus pacientes y tu agenda, intentamos conectarlo para que el descuento salga de las citas que ya registras. Si se puede conectar y cómo, se comprueba en el diagnóstico con tu programa delante: no lo garantizamos sin verlo.
Si además quieres que los pacientes reserven o cambien citas por teléfono sin ocupar a recepción, la recepcionista de IA para clínicas de fisioterapia puede consultar el saldo del bono durante la llamada.
¿Cuánto cuesta y en cuánto tiempo está funcionando?
Como solución lista para usar, el alta es desde 218 € y la cuota desde 112 €/mes, + IVA. Si hay que conectar tu programa de gestión, pasa a implantación a medida: desde 1.125 € de entrada y una cuota de mantenimiento desde 143 €/mes, + IVA. Tienes el detalle de las modalidades en precios.
El plazo se fija en el diagnóstico. En la solución lista, lo que más tiempo lleva suele ser pasar los bonos que tienes abiertos hoy, con su saldo real; por eso conviene revisarlos con recepción antes de arrancar. En la versión a medida, el plazo depende de la conexión con tu programa. Si quieres ver cómo planteamos estos proyectos, lo explicamos en implantación de IA en empresas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir vendiendo los bonos como hasta ahora?
Sí. Tú decides los bonos, sus precios y sus condiciones. La IA solo lleva la cuenta de lo que ya vendes y avisa cuando toca.
¿Qué pasa si un paciente falta sin avisar?
Se aplica la regla que tú fijes: descontar la sesión, no descontarla o dejarla pendiente para que la decida recepción. La IA no decide por su cuenta.
¿El paciente puede preguntar por WhatsApp cuántas sesiones le quedan?
Sí, si lo activas. Recibe la respuesta con su saldo y la fecha de caducidad, sin que nadie de la clínica tenga que buscarlo.
¿Necesito cambiar de programa de agenda?
No necesariamente. Si tu programa permite conectarse, se conecta en la modalidad a medida; si no, la solución lista lleva su propio registro de bonos.
Si quieres saber qué modalidad te encaja, pide el diagnóstico gratuito: en 30-45 minutos revisamos cómo llevas hoy los bonos y te decimos qué se puede automatizar y cuánto costaría. Llámanos al 657 632 204 o escríbenos desde contacto.