Una recepcionista con IA atiende las llamadas y los WhatsApp de tu clínica de fisioterapia cuando nadie puede coger el teléfono: da cita, la cambia o la anula en tu agenda y deja a una persona lo que no debe resolver una máquina. Es una solución lista para usar: alta desde 218 € y cuota desde 112 €/mes, + IVA.
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¿Qué pasa en mi clínica con las llamadas que nadie coge?
Que una parte de esas personas no vuelve a llamar. Piensa en una tarde cualquiera: son las 18:40, tienes a un paciente en camilla con la mano en su hombro, otro en la sala con la electroterapia puesta y el teléfono suena por tercera vez en diez minutos. No puedes soltar al paciente para contestar. Cuando terminas, tienes dos llamadas perdidas de números que no conoces y un WhatsApp que dice «¿tenéis algo para mañana por la tarde?».
Devuelves las llamadas entre sesión y sesión, si te acuerdas. Uno ya ha pedido cita en otra clínica. Otro no contesta. El WhatsApp lo respondes a las 21:30, desde el sofá. Ese es el trabajo que se lleva la recepcionista con IA: estar disponible justo en los momentos en que tú no puedes estarlo, que en una clínica de fisioterapia son casi todos los de la jornada.
¿Qué resuelve sola y qué me deja a mí?
Resuelve lo repetitivo y te deja lo que necesita criterio. La regla es sencilla: si la respuesta está en tu agenda o en la información que nos das de la clínica, la IA la da; si hace falta valorar algo, lo apunta y te lo pasa.
| Lo que pide el paciente | Qué hace la IA | Qué hace una persona |
|---|---|---|
| Pedir una primera cita | Ofrece huecos libres según el tipo de sesión y la reserva | Nada, salvo revisar la agenda del día |
| Cambiar o anular una cita | Busca otra hora, la cambia o la anula y libera el hueco | Nada |
| Horarios, dirección, precios de sesión que tú publiques | Responde con tus datos | Mantener esos datos al día |
| «Me duele mucho desde ayer, ¿qué hago?» | No aconseja; toma nota y avisa | El fisio llama y decide |
| Queja, reclamación o cobro discutido | Toma nota y avisa | La gerencia responde |
| Mutuas, volantes o autorizaciones | Recoge los datos que le pidas | Recepción comprueba y gestiona |
Lo de las mutuas tiene su propia solución, porque el papeleo de autorizaciones da para mucho: lo contamos en pacientes de mutuas en fisioterapia.
¿Cuántas horas me quita el teléfono al día?
Haz la cuenta con tus números; aquí va un ejemplo para que veas la fórmula. Si tu clínica recibe 30 llamadas al día y cada una dura 3 minutos, son 90 minutos de teléfono diarios: 30 × 3 = 90. En una semana de cinco días, 7 horas y media. A eso súmale los WhatsApp, y el tiempo que pierdes al cortar una sesión, volver a la camilla y retomar lo que estabas haciendo.
No todas esas llamadas desaparecen: las delicadas siguen siendo tuyas. Pero las de pedir, cambiar y anular cita, que en muchas clínicas son la mayoría, dejan de interrumpirte. En el diagnóstico gratuito miramos cuántas son en tu caso.
¿Y si el paciente prefiere hablar con una persona?
Puede hacerlo siempre. La recepcionista se presenta como asistente de la clínica, sin hacerse pasar por nadie. Si el paciente pide hablar con alguien, se le ofrece pasar la llamada a quien tú decidas o dejar un aviso para que le llamen. Los pacientes mayores o los que llevan años contigo no tienen por qué notar un cambio a peor: les contesta alguien a la primera, en lugar de un buzón de voz.
Todo lo que pasa a una persona queda en una lista de avisos con el nombre, el teléfono y un resumen de lo que ha dicho. Así no tienes que escuchar grabaciones ni adivinar quién llamó.
¿Funciona con la agenda que ya uso?
Depende del programa, y por eso lo comprobamos antes de cobrarte nada. Algunos programas de agenda permiten que otra herramienta lea los huecos y apunte citas; otros no. Si el tuyo lo permite, la IA trabaja directamente sobre él. Si no, te proponemos una alternativa, por ejemplo una agenda compartida que tu equipo ve y gestiona igual que ahora. No te prometemos una conexión hasta haberla visto funcionar con tu programa.
Le enseñamos las reglas de tu clínica: cuánto dura una primera visita, qué fisioterapeuta hace cada técnica, qué huecos reservas para urgencias o para pacientes de bono. Con eso no ofrece una hora que luego tengas que deshacer.
¿Qué pasa con los datos de salud de mis pacientes?
Se tratan con el cuidado que exigen. Los datos de salud tienen una protección especial en el RGPD, así que la recepcionista pide solo lo necesario para dar la cita: nombre, teléfono y motivo general. No guarda historias clínicas ni hace preguntas médicas. Antes de ponerla en marcha revisamos contigo los textos informativos y quién tiene acceso a qué.
¿Cuánto cuesta y en cuánto tiempo funciona?
Es una solución lista para usar: alta desde 218 € y cuota desde 112 €/mes, + IVA. El alta cubre configurarla con tus horarios, tus servicios y tus reglas de agenda; la cuota, que siga funcionando y los ajustes del día a día. El plazo para tenerla atendiendo llamadas se fija en el diagnóstico, porque depende sobre todo de tu agenda. Si prefieres no pagar entrada, o necesitas algo hecho a medida, tienes las demás modalidades en precios.
Si te preocupa sobre todo que los pacientes no vengan, más que el teléfono en sí, mira también los recordatorios de citas por WhatsApp. Y si quieres que los huecos que se anulan se llenen solos, la lista de espera automática se puede añadir a la recepcionista.
Preguntas frecuentes
¿El paciente sabe que habla con una IA?
Sí. La recepcionista se presenta como asistente de la clínica y, si el paciente prefiere hablar con una persona, se le ofrece esa opción o se deja el aviso para que le llamen.
¿Puede la IA aconsejar sobre una lesión o un dolor?
No. No da consejos clínicos ni valora síntomas. Si el paciente describe un dolor fuerte, una caída reciente o algo que le preocupa, toma nota y lo pasa al fisioterapeuta.
¿Qué pasa si se corta la llamada o la IA no entiende algo?
Queda registrado el número y lo que se llegó a hablar, y la recepción o el fisio lo ve en la lista de avisos para devolver la llamada.
¿Tengo que cambiar de programa de agenda?
No necesariamente. En el diagnóstico vemos qué agenda usas y si se puede conectar. Si no se puede, te proponemos la forma más sencilla de trabajar con ella.
Cuéntanos cuántas llamadas y mensajes recibe tu clínica y quién los atiende hoy. En un diagnóstico gratuito de 30 a 45 minutos te decimos qué puede hacer la recepcionista con IA en tu caso y cuánto te costaría. Llámanos al 657 632 204 o escríbenos desde contacto.