La lista de espera automática ofrece los huecos que se anulan en tu clínica de fisioterapia a los pacientes que quieren adelantar su cita, por orden y según el horario que cada uno puede. El primero que acepta por WhatsApp se queda la hora. Es una solución lista para usar, desde 218 € de alta y 112 €/mes, + IVA, o un añadido a la recepcionista con IA.
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¿Por qué pierdo huecos si tengo pacientes esperando?
Porque llenar un hueco a mano cuesta más tiempo del que hay. A las 8:15 entra un mensaje: el paciente de las 10:00 no puede venir, el niño tiene fiebre. Sabes que la señora de la rodilla quería adelantar su sesión y que un chico con un esguince preguntó ayer si había algo antes del jueves. Pero estás a punto de empezar con el primero del día. Lo anotas en la libreta de recepción para llamar en el descanso. A las 9:50 llamas a la señora: no lo coge. Escribes al chico: contesta a las 10:20, cuando ya no da tiempo.
El hueco no se ha perdido por falta de pacientes, sino por falta de manos en el momento justo. Esta solución hace esas llamadas y esos mensajes por ti, en cuanto se libera la hora y no cuando tú encuentras un rato.
¿A quién avisa primero cuando se libera una hora?
A quien encaja mejor con ese hueco según las reglas que tú pongas. Cada paciente de la lista tiene apuntado qué días y franjas le van bien («solo tardes», «martes y jueves», «cualquier hora antes de las 12»), con qué fisioterapeuta va y desde cuándo espera. Con eso, el orden por defecto es sencillo:
- Que la hora le venga bien. No se avisa a quien dijo «solo tardes» de un hueco a las 10:00.
- Que sea el mismo tipo de sesión. Un hueco de 30 minutos no se ofrece a una primera visita que necesita una hora.
- Que sea su fisioterapeuta, si el paciente lo ha pedido así.
- Prioridades que tú marques, por ejemplo pacientes en tratamiento activo antes que primeras consultas.
- Antigüedad en la lista, para desempatar.
¿Qué pasa si contestan dos a la vez?
El hueco es del primero que acepta, y al segundo se le dice al momento que ya está cogido y que sigue en la lista. El aviso puede ir a una persona cada vez, esperando un rato antes de pasar a la siguiente, o a varias a la vez si la hora está muy cerca. Lo primero es más ordenado; lo segundo llena más huecos de última hora. Tú eliges, y puedes usar una regla para huecos con margen y otra para los de última hora.
Cuando alguien acepta, la cita se apunta en tu agenda y el paciente recibe la confirmación. Si tenía otra cita más adelante, se le pregunta si quiere mantenerla o liberarla, y si la libera, ese hueco vuelve a la lista.
¿Qué gano frente a llamar yo o tener la lista en papel?
Rapidez y orden, sobre todo en los huecos que se liberan con poco margen. Así se comparan las tres formas de hacerlo:
| Lista en papel o en la cabeza | Llamar uno a uno desde recepción | Lista de espera automática | |
|---|---|---|---|
| Cuándo se avisa | Cuando alguien se acuerda | Cuando la recepción tiene un rato | En cuanto se anula la cita |
| A quién se avisa | Al que se recuerda primero | Según la lista, si está al día | Según horario, tipo de sesión, fisio y prioridad |
| Tiempo de tu equipo | Poco, porque casi no se usa | Varias llamadas por hueco | Solo revisar lo que no se cubre |
| Huecos de última hora | Se pierden casi siempre | Se pierden si hay sesión en curso | Se ofrecen igual, también fuera de horario |
| Qué ve el paciente | Nada, hasta que le llaman | Una llamada que a veces no puede coger | Un WhatsApp que acepta con una palabra |
Para ver lo que vale, haz esta cuenta con tus datos. Si cada semana se anulan 4 citas con menos de un día de margen y solo recuperas una, y la sesión vale 35 €, estás dejando 3 × 35 = 105 € a la semana en la camilla vacía. Es un ejemplo: pon tus números.
¿La contrato sola o con la recepcionista?
Funciona sola, pero rinde más acompañada, porque necesita que alguien libere los huecos a tiempo y que alguien llene la lista. Los recordatorios de citas por WhatsApp hacen que las anulaciones lleguen con un día de margen y no a última hora. La recepcionista con IA apunta en la lista, sin que nadie intervenga, a quien llama pidiendo una hora que no hay.
Si tu clínica vende bonos, se puede dar prioridad a quien tiene sesiones pendientes de un bono, para que las consuma antes de que caduquen; lo contamos en bonos de sesiones en fisioterapia.
¿Cuánto cuesta y en cuánto tiempo funciona?
Sola, es una solución lista para usar: alta desde 218 € y cuota desde 112 €/mes, + IVA. Si la añades a la recepcionista con IA o a los recordatorios, el precio conjunto se calcula en el diagnóstico, porque comparten agenda, WhatsApp y configuración. El plazo también se fija ahí: depende sobre todo de que tu programa de agenda permita leer y apuntar citas desde fuera. Si no lo permite, te proponemos otra forma de hacerlo antes de cobrarte nada. Las demás modalidades están en precios.
Preguntas frecuentes
¿Cómo entra un paciente en la lista de espera?
Se lo apunta la recepción, se lo ofrece la recepcionista con IA cuando no hay hueco a su gusto o lo pide él por WhatsApp. En todos los casos se guardan sus días y horas posibles.
¿Y si nadie de la lista acepta el hueco?
El hueco sigue libre en la agenda como cualquier otro y lo puede ocupar quien llame. La recepción ve que la lista no lo ha cubierto.
¿Puedo dar prioridad a algunos pacientes?
Sí. Puedes marcar a pacientes en tratamiento activo o con una lesión reciente para que reciban el aviso antes que una primera visita. Las reglas las decides tú.
¿Los pacientes se cansan de recibir avisos?
Se limita el número de avisos por persona y se le pregunta si quiere seguir en la lista cuando pasa tiempo sin aceptar ninguno.
Cuéntanos cómo llevas hoy las anulaciones y cuántos pacientes suelen pedirte adelantar cita. En el diagnóstico gratuito, de 30 a 45 minutos, vemos si tu agenda se puede conectar y qué reglas tendría tu lista. Llámanos al 657 632 204 o escríbenos desde contacto.