Una recepcionista con IA coge las llamadas y el chat de tu clínica dental cuando recepción está cobrando o atendiendo en el mostrador: da, cambia y anula citas respetando gabinetes y profesionales, y pasa a tu equipo los dolores y las dudas de tratamiento. Solución lista para usar: alta desde 218 € y cuota desde 112 €/mes, + IVA.
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¿Por qué el teléfono de la clínica se satura justo el lunes a primera hora?
Porque todo lo que pasó el fin de semana entra a la vez. Lunes, 9:05. La clínica acaba de abrir y la recepcionista todavía no ha encendido el terminal de cobro. Llama un paciente al que se le ha caído un empaste comiendo el sábado. Llama otro para anular la revisión del miércoles. En el chat de la web hay tres mensajes del domingo por la noche, uno de ellos preguntando cuánto cuesta un blanqueamiento. Mientras tanto, la primera paciente del día ya está en el mostrador con su tarjeta sanitaria en la mano y el dentista asoma la cabeza para preguntar si puede pasar.
La recepcionista elige: atiende a quien tiene delante. El teléfono suena hasta que se corta. Quien llamaba por el empaste prueba en la clínica de la esquina, y quien quería anular no anula, así que el miércoles habrá un sillón vacío que nadie ha podido ofrecer a otro paciente.
¿Qué llamadas puede atender la IA y cuáles se quedan en recepción?
Atiende las que se resuelven con la agenda y con la información de la clínica; las que necesitan criterio clínico o una conversación delicada pasan a una persona. Así reparte el trabajo en una clínica dental típica:
| Quién llama y para qué | Lo resuelve la IA | Lo resuelve tu equipo |
|---|---|---|
| Paciente nuevo que quiere una primera visita | Le pide nombre y teléfono, le ofrece huecos y deja la cita puesta | Revisar la agenda del día |
| Paciente que anula o cambia una revisión o una limpieza | Mueve la cita y deja libre el hueco | Nada |
| «Se me ha roto un diente» o «me duele desde ayer» | Toma los datos y lanza un aviso con prioridad | El dentista decide si se le ve hoy |
| «¿Cuánto cuesta un implante?» | Explica que el precio sale de la valoración y ofrece cita | Hacer la valoración y el presupuesto |
| Paciente con presupuesto en casa y dudas | Anota la duda y ofrece hora para hablarlo | Resolverla y cerrar el acuerdo |
| Laboratorio o proveedor | Toma el recado y lo deja en la lista de avisos | Devolver la llamada |
| Queja por un tratamiento o un cobro | No discute; recoge el motivo y avisa | La dirección de la clínica responde |
Todo lo que pasa a una persona queda en una lista con nombre, teléfono, hora y un resumen de lo hablado. Recepción no tiene que escuchar grabaciones para saber a quién llamar primero.
¿Cómo sabe en qué gabinete y con qué profesional dar cada cita?
Porque antes de ponerla en marcha le damos las reglas de tu clínica, las mismas que hoy tiene en la cabeza tu recepcionista. Cuánto dura una primera visita con radiografía, cuánto una higiene, qué tratamientos hace la higienista y cuáles el odontólogo, qué días viene el ortodoncista o el implantólogo y qué gabinete tiene el equipo para cirugía.
Con esas reglas no ofrece una cita de cirugía el día que no está quien opera, ni mete una endodoncia en un hueco de veinte minutos. Si tenéis huecos guardados para urgencias, los respeta y solo los usa cuando una persona de la clínica lo autoriza. Cuando algo no encaja en ninguna regla, no improvisa: deja el aviso.
Ordenar la agenda por gabinetes y aprovechar mejor los huecos da para una solución propia, la agenda de citas por gabinetes, que publicaremos en esta misma sección.
¿Qué contesta el chat de la web a las once de la noche?
Lo mismo que el teléfono, pero por escrito. Mucha gente busca dentista desde el sofá, cuando la clínica lleva horas cerrada. Si en la web solo hay un formulario, ese contacto espera hasta el día siguiente, y para entonces quizá ya haya pedido cita en otro sitio.
El chat con IA responde en el momento: horarios, cómo llegar, si aceptáis el seguro dental que trae el paciente (si nos lo habéis indicado), qué incluye una primera visita. Y lo más útil: deja la cita reservada. Por la mañana, recepción encuentra la agenda ya rellena y una lista corta de mensajes que sí necesitan a una persona.
Si además queréis atender por WhatsApp, con recordatorios y confirmación de citas, eso lo explicaremos en la ficha de WhatsApp para clínicas dentales.
¿Cuánto tiempo de recepción puede liberar?
Depende de cuántas llamadas sean de pura agenda, y eso se mide con tus datos. Un ejemplo para que veas la cuenta: si entre las 9:00 y las 11:00 entran 20 llamadas para pedir, cambiar o anular cita y cada una ocupa 4 minutos, son 20 × 4 = 80 minutos en la franja de más trabajo del mostrador. Multiplica por los días que abrís y tendrás las horas de la semana.
Ese tiempo no desaparece del todo, porque las llamadas con dolor, dudas de tratamiento o quejas siguen siendo de tu equipo. Lo que cambia es que la recepcionista deja de cortar un cobro o una explicación en el mostrador cada pocos minutos. En el diagnóstico gratuito miramos qué parte de vuestras llamadas es de agenda y qué parte no.
¿Qué datos del paciente maneja?
Los mínimos para dar la cita: nombre, teléfono y tipo de visita. No pide detalles de salud que no hagan falta ni consulta la historia clínica. En una clínica dental se tratan datos de salud, que tienen una protección especial, así que antes de empezar revisamos contigo el texto informativo que oye o lee el paciente, quién ve los avisos y cuánto tiempo se guardan las conversaciones.
¿Cuánto cuesta y en cuánto tiempo funciona?
La recepcionista con IA es una solución lista para usar: alta desde 218 € y cuota desde 112 €/mes, + IVA. El alta incluye cargar vuestras reglas de agenda, los profesionales, los horarios y las respuestas que queréis dar; la cuota cubre que siga funcionando y los cambios del día a día, como un profesional nuevo o un horario de verano. Si preferís no pagar entrada, hay suscripción desde 293 €/mes durante 12 meses, + IVA.
Si para trabajar sobre vuestro programa de gestión hace falta una conexión especial, pasa a ser una implantación a medida, desde 1.125 € y 143 €/mes de mantenimiento, + IVA. Lo sabréis antes de firmar nada. El plazo para tenerla atendiendo se fija en el diagnóstico, porque depende sobre todo de ese programa. Todas las modalidades están en precios.
Preguntas frecuentes
¿Puede dar precios de tratamientos por teléfono?
Solo los que la clínica decida publicar, como la primera visita o una limpieza. Para implantes, ortodoncia o prótesis ofrece una cita de valoración, porque el precio depende de lo que vea el dentista.
¿Qué hace si el paciente pide hablar con una persona?
Le ofrece pasar la llamada a recepción, si hay alguien libre, o dejar un aviso con su nombre y teléfono para que le llamen. Nunca se hace pasar por una persona.
¿Atiende por la noche y en fin de semana?
Sí, si lo queréis así. Fuera de horario da y cambia citas, contesta dudas de horario o dirección y deja los avisos para el día siguiente. Si alguien cuenta un dolor fuerte, le da el mensaje de urgencias que hayáis decidido.
¿Sirve si el ortodoncista o el implantólogo solo vienen algunos días?
Sí. Se le cargan los días y horas de cada profesional, y solo ofrece citas de ortodoncia o de cirugía cuando está quien las hace.
Cuéntanos cuántas llamadas recibís, a qué horas se acumulan y quién las coge hoy. En el diagnóstico gratuito, de 30 a 45 minutos, te decimos qué parte puede atender la IA en tu clínica y cuánto costaría. Escríbenos desde contacto o llama al 657 632 204.