La IA para el WhatsApp de una clínica dental contesta los mensajes de tus pacientes, da, cambia y anula citas, manda recordatorios y deja confirmar con una respuesta. Lo que necesita criterio del dentista pasa a tu equipo con el mensaje completo. Solución lista para usar: alta desde 218 € y cuota desde 112 €/mes, + IVA.
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¿Por qué el WhatsApp de la clínica se acumula sin que nadie lo vea?
Porque los pacientes escriben cuando les viene bien a ellos, y a ti te viene bien en otro momento. Martes, 21:40. Una paciente escribe desde el sofá: «Buenas, ¿tenéis hueco para una limpieza la semana que viene? Mejor por la tarde». Otro manda una foto de una muela con un trozo menos y la pregunta «¿esto es urgente?». Un tercero avisa de que mañana no llega a su revisión. Nadie en la clínica lo lee hasta las 9:00, y a esa hora el teléfono ya está sonando.
El WhatsApp de una clínica suele acabar en el móvil de una persona, o en un ordenador de recepción que se mira cuando hay un rato. Los mensajes se mezclan con los de proveedores, el laboratorio y los grupos del equipo. Si el paciente espera horas una respuesta que cabía en dos líneas, es fácil que haya escrito antes a otra clínica.
¿Qué mensajes contesta la IA y cuáles pasan a una persona?
Contesta los que se resuelven con la agenda y con la información que tú le das. Todo lo que implica una decisión clínica o un trato delicado lo recibe una persona de la clínica, con el mensaje y un resumen. Así se reparten los que llegan a una clínica dental:
| Lo que escribe el paciente | Qué hace la IA | Quién lo ve después |
|---|---|---|
| «¿Tenéis hueco para una limpieza esta semana?» | Ofrece huecos de higiene y deja la cita puesta | Nadie: aparece en la agenda |
| «Mañana no puedo ir a la revisión» | Anula, libera el hueco y propone otra fecha | Recepción, solo si no acepta ninguna |
| «¿A qué hora abrís y dónde estáis?» | Responde con horario y dirección | Nadie |
| Foto de un diente roto con «¿es urgente?» | Guarda la foto, pide nombre y teléfono, no opina y marca el aviso como prioritario | El dentista decide si se le ve hoy |
| «¿Cuánto cuesta un implante?» | Explica que el precio sale de la valoración y ofrece cita | El equipo, en la valoración |
| «Me dijeron que me llamaríais con el presupuesto» | Anota el mensaje y avisa | Quien lleve los presupuestos |
| Queja por un cobro o un tratamiento | No responde sobre el fondo; recoge el motivo y avisa | La dirección de la clínica |
Si el paciente prefiere hablar con una persona, la IA se lo ofrece y deja el aviso con su nombre y teléfono. Nunca se hace pasar por alguien del equipo. Y todo el chat queda guardado dentro de la conversación, con su historial a la vista de recepción.
¿Cómo funcionan los recordatorios en una clínica con varios gabinetes?
Cada cita genera su propio aviso según el tipo de visita, no uno igual para todas. Una revisión de rutina pide poco más que día, hora y confirmación. Una cirugía o una cita larga puede llevar, además, el texto que decida tu dentista: a qué hora llegar, qué documento traer o la indicación previa que siempre dais. Esos textos los escribes tú, los cargamos tal cual y la IA no añade ninguna indicación médica por su cuenta.
El paciente responde con sus palabras: «allí estaré», «pásamela al jueves», «llegaré diez minutos tarde». La IA entiende la frase, actualiza la cita y avisa a recepción si alguien va a llegar tarde. Si anula, el hueco queda libre al momento y se puede ofrecer a quien esté esperando una hora antes. Si no responde, recepción lo ve en una lista corta para llamarle, en lugar de revisar toda la agenda.
¿Cuánto cuesta un hueco vacío en el sillón?
Depende de tu agenda; aquí va la fórmula con un ejemplo. Supón que cada semana quedan 4 sillones vacíos por ausencias sin aviso y que una hora de sillón te cuesta 60 € entre personal, material y local, aunque nadie la pague. Son 4 × 60 = 240 € a la semana. Cambia el 4 y el 60 por tus cifras y verás cuánto pesa.
Los recordatorios no hacen que todos vengan. Consiguen que una parte de los que no iban a venir te lo diga con un día de margen, y un hueco avisado a tiempo se puede volver a llenar. El que se entera cinco minutos antes, no.
¿Puedo escribir a los pacientes por WhatsApp sin problemas de protección de datos?
Sí, si se hace con cuidado. En una clínica dental se tratan datos de salud, que tienen una protección especial. El recordatorio dice día, hora y lugar, y no el tratamiento ni el motivo de la visita, porque un móvil lo puede ver otra persona. El paciente tiene que saber que la clínica le escribirá por WhatsApp. En el diagnóstico revisamos contigo cómo se lo contáis hoy, quién ve las conversaciones y cuánto tiempo se guardan.
¿Cuánto cuesta y en cuánto tiempo funciona?
Es una solución lista para usar: alta desde 218 € y cuota desde 112 €/mes, + IVA. El alta incluye conectar la agenda, preparar los textos con tus indicaciones y dejar listo el número de empresa; la cuota cubre el funcionamiento y los cambios de mensajes. Sin entrada, hay suscripción desde 293 €/mes durante 12 meses, + IVA. El plazo hasta el primer mensaje se fija en el diagnóstico, porque depende de tu programa de gestión y de tu número. Todas las modalidades están en precios.
Si además el teléfono se te satura, la recepcionista con IA para clínicas dentales atiende llamadas y chat con las mismas reglas de agenda. Y los presupuestos que se quedan sin respuesta tendrán su propia ficha, el seguimiento de presupuestos, que publicaremos en esta sección.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que dar mi número personal de WhatsApp?
No. Se usa el número de la clínica, con una cuenta de empresa. En el diagnóstico vemos si puedes mantener el que ya tienes o conviene uno nuevo, y te ayudamos con el alta.
¿Puede la IA decirle a un paciente qué le pasa en la boca por una foto?
No. Si el paciente manda una foto, la IA la guarda con el mensaje y avisa a tu equipo para que el dentista la mire y decida. No da diagnósticos ni consejos clínicos.
¿Y los pacientes mayores que no usan WhatsApp?
Siguen con el teléfono de siempre. Quedan marcados para que recepción les avise por llamada y nadie se quede sin recordatorio.
¿Puedo decidir qué indicaciones se mandan antes de una intervención?
Sí. Los textos, como la hora de llegada o lo que el dentista pide traer, los pones tú y los cargamos tal cual. La IA no añade indicaciones médicas por su cuenta.
Cuéntanos cuántas citas dais a la semana y cuántas se pierden sin aviso, aunque sea a ojo. En el diagnóstico gratuito, de 30 a 45 minutos, te enseñamos cómo quedarían los mensajes en tu clínica y lo que costaría. Escríbenos desde contacto o llama al 657 632 204.