El seguimiento de presupuestos con IA recuerda a cada paciente su presupuesto dental sin que nadie de tu clínica tenga que acordarse: pregunta si lo ha podido mirar, contesta dudas sencillas, ofrece una cita para decidirlo y avisa al equipo cuando alguien está listo o necesita una llamada. Solución lista desde 218 € de alta y 112 €/mes, + IVA.
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Jueves, 13:50. El dentista termina la valoración de una rehabilitación grande y la coordinadora imprime el presupuesto: tres hojas, con las fases y los importes. El paciente se lo lleva en una carpeta, dice «lo hablo con mi pareja» y sale con buena cara. En la agenda no queda nada más. Dos semanas después, el presupuesto sigue siendo una hoja en una carpeta, en casa de alguien, y en la clínica nadie sabe si decidió que sí, que no o que más adelante.
¿Por qué se quedan presupuestos sin respuesta en una clínica dental?
Porque llamar a quien no ha contestado es una tarea sin hora fija, y las tareas sin hora fija pierden contra las que sí la tienen. Recepción atiende al que está delante, al teléfono que suena y a la agenda de mañana. Preguntar a un paciente «¿has podido mirar el presupuesto?» siempre puede esperar un día más, y ese día más se convierte en un mes.
Además, quien no contesta rara vez dice que no. Suele estar esperando algo: una duda sobre los plazos, una comparación con otra clínica, el momento de cobrar, hablarlo en casa. Si nadie le escribe, esa duda no llega a tu equipo y el tratamiento se queda en suspenso.
¿Cómo es el seguimiento, paso a paso?
Cada presupuesto entregado abre su propio hilo de seguimiento, con el ritmo que tú decidas. Un ejemplo de cómo podría configurarse, para que lo veas con claridad (los días y los textos son tuyos):
| Momento | Qué hace la IA | Qué pasa si el paciente contesta |
|---|---|---|
| Al entregar el presupuesto | Manda un mensaje con el resumen y el contacto de la clínica | Si pregunta algo, recibe respuesta con lo que figura en el presupuesto |
| A los pocos días | Pregunta si ha podido revisarlo y si tiene dudas | «Tengo una duda sobre el plazo»: avisa a la coordinadora con su pregunta |
| Una semana más tarde | Ofrece una cita corta con el dentista para resolver dudas | Si acepta, deja la cita puesta en la agenda |
| Si sigue sin respuesta | Pasa el caso a una lista para una llamada de una persona | Recepción llama, con el historial del hilo delante |
| Si dice que no le interesa | Cierra el seguimiento, anota el motivo si lo da y no vuelve a escribir | El motivo queda para que lo veas tú |
La IA no negocia ni da explicaciones clínicas. Repite lo que dice el presupuesto, ofrece cita y avisa. Si el paciente pregunta si el tratamiento le va a doler, si hay una alternativa más barata o si puede financiarlo, esa conversación la tiene una persona de tu equipo con el dentista cuando haga falta.
¿Qué ve mi equipo y qué se queda para una persona?
Tu equipo ve una lista ordenada y corta, no una agenda entera de pendientes. Cada mañana, la coordinadora puede abrir un resumen con tres grupos: pacientes que han dicho que sí, pacientes con una duda concreta y pacientes que no han respondido tras varios intentos. Cada fila lleva el nombre, el importe del presupuesto, lo último que se dijo y lo que se sugiere hacer.
Lo delicado va siempre a una persona: quejas, dudas sobre un tratamiento, peticiones de rebaja o de financiación, pacientes con miedo o con un caso complicado. Tú marcas qué tipo de presupuestos merecen una llamada directa desde el principio, por ejemplo los de importe alto, y a esos la IA solo les manda el primer aviso.
¿Cuánto vale lo que hoy se queda en la carpeta?
Se calcula con tus propios números. La fórmula: presupuestos sin respuesta al mes × importe medio. Como ejemplo explicado: si entregas 20 presupuestos al mes, de 8 no vuelves a saber nada y su importe medio es de 1.000 €, hay 8 × 1.000 = 8.000 € al mes en el aire. No significa que se perdieran todos, ni que se recuperen todos. Sirve para saber si compensa tener a alguien, o algo, que pregunte.
Haz la cuenta con tus datos reales; en el diagnóstico la repasamos contigo. Nadie puede prometerte cuántos pacientes dirán que sí tras el recordatorio. Lo que cambia es que dejarás de ignorar esos 8.
¿Cuánto cuesta y en cuánto tiempo funciona?
Es una solución lista para usar: alta desde 218 € y cuota desde 112 €/mes, + IVA. El alta incluye preparar los textos del seguimiento con tu forma de hablar, fijar el ritmo de los mensajes y dejar listo el aviso al equipo; la cuota cubre el funcionamiento y los ajustes de textos. Si necesitas conectar con un programa de gestión concreto o reglas más complejas, hay implantación a medida desde 1.125 € de alta y 143 €/mes, + IVA. También hay suscripción sin entrada desde 293 €/mes, 12 meses, + IVA. El plazo se fija en el diagnóstico, porque depende de dónde guardes hoy los presupuestos. Todo está en precios.
Los avisos salen por el canal que ya uses con tus pacientes. Si es WhatsApp, mira la ficha de WhatsApp para clínicas dentales. Y si el teléfono se te llena, la recepcionista con IA atiende las llamadas. Para ver cómo lo implantamos, consulta implantación de IA en empresas.
Preguntas frecuentes
¿La IA le baja el precio al paciente o le ofrece descuentos?
No. Solo usa los importes y las condiciones que tú has puesto en el presupuesto. Si el paciente pide rebaja o financiación, pasa el aviso a la persona de tu equipo que decide.
¿Puede insistir demasiado a un paciente?
No: el número de mensajes y los días entre uno y otro los fijas tú, y quien dice que no le interesa deja de recibirlos. Los casos delicados los llama una persona.
¿Explica la IA el tratamiento al paciente?
No da explicaciones clínicas. Repite lo que figura en el presupuesto y, si el paciente tiene dudas sobre el tratamiento, pide cita o llamada con el dentista.
¿Tengo que cambiar mi programa de gestión?
No necesariamente. En el diagnóstico vemos dónde guardas hoy los presupuestos y cómo se pueden leer; en el peor caso, la solución lista lleva su propio registro.
Tráenos tus números aproximados: cuántos presupuestos entregas al mes y cuántos se quedan sin respuesta. En el diagnóstico gratuito, de 30 a 45 minutos, te enseñamos cómo quedaría el seguimiento en tu clínica y cuánto costaría. Escríbenos desde contacto o llama al 657 632 204.