Captar pacientes para una clínica dental empieza por no perder a los que ya te buscan: contestar en el momento a quien pide cita, avisar de la revisión a quien lleva tiempo sin venir y pedir la reseña cuando toca. Lo montamos con IA y tu equipo aprueba cada mensaje. Suscripción desde 293 €/mes + IVA, 12 meses.
En Elite Work implantamos soluciones de inteligencia artificial que ahorran horas a pymes y profesionales: mira todas las soluciones de IA para clínicas dentales.
Lunes, 9:10. La auxiliar abre el correo de la clínica y se encuentra dos formularios de la web enviados el sábado por la tarde: una madre que pregunta por ortodoncia para su hijo y un hombre al que se le ha soltado una corona. Les llama entre paciente y paciente. La madre ya tiene hora en otra clínica que le contestó el mismo sábado; el de la corona no descuelga. En el programa, mientras tanto, duermen las fichas de quien vino a una limpieza hace dos años y a quien nadie ha vuelto a avisar.
¿De dónde salen los pacientes nuevos de una clínica dental?
De tres sitios, y solo uno cuesta dinero en anuncios. El primero es quien te busca ahora mismo: entra en la web, llama o escribe porque le duele algo o porque quiere un presupuesto. El segundo es quien ya fue paciente y dejó de venir sin ningún motivo concreto. El tercero es quien llega porque un familiar le habló de ti o porque leyó opiniones antes de decidirse.
La publicidad aumenta el primer grupo, pero no arregla lo que se escapa por el camino. Por eso proponemos empezar al revés: medir y tapar las fugas, y después decidir si hace falta invertir más en darse a conocer.
¿Cuánto tarda tu clínica en contestar a quien pide cita por la web?
Si la respuesta es «cuando recepción tiene un rato» entre semana y «el lunes» si escriben en sábado, ahí está la primera fuga: quien busca dentista puede escribir a más de una clínica.
Con esta solución, cada formulario o mensaje recibe contestación al instante por el mismo canal que usó la persona. El asistente pregunta lo justo para dar cita: si es una primera visita, una revisión o una molestia, y qué días le vienen bien. No valora síntomas ni adelanta diagnósticos. Si hay dolor fuerte o un golpe, pasa el aviso a una persona de la clínica. Para el resto, propone los huecos de primera visita que tú hayas reservado y deja la cita apuntada o pendiente de confirmar por recepción.
Si el problema está más en el teléfono que en la web, la pieza que encaja es la recepcionista con IA para clínicas dentales; y si tus pacientes escriben sobre todo por mensajería, el WhatsApp de la clínica dental.
¿Cómo recupero a los pacientes que no vuelven a revisión?
Con un aviso de revisión ordenado, que sale solo y que nadie tiene que acordarse de hacer. La clínica fija el plazo: por ejemplo, pacientes sin cita desde hace más de un año. El sistema saca esa lista del programa y aparta tres grupos antes de enviar nada:
- quien ya tiene una cita futura apuntada;
- quien está a mitad de un tratamiento y ya habla con su dentista;
- quien pidió no recibir avisos.
A los demás les llega un mensaje corto, con el nombre de la clínica, que recuerda que toca revisión y ofrece dos o tres horas con la higienista. Si contestan, la cita queda en la agenda. Si no contestan, se insiste una vez, semanas después, y ahí se para.
Haz la cuenta con tus datos. Supón que el programa guarda 1.500 fichas y 400 llevan más de año y medio sin venir. Si al avisarles vuelve uno de cada diez, son 400 ÷ 10 = 40 revisiones que hoy no existen. Es un ejemplo: la proporción real la verás tú el primer mes.
Un apunte sobre los permisos: avisar de la revisión no es lo mismo que mandar una oferta de blanqueamiento. Lo segundo solo se envía a quien aceptó recibir comunicaciones comerciales, y con una forma sencilla de darse de baja.
¿Qué se automatiza en cada vía y qué sigue decidiendo la clínica?
Se automatiza el momento y el orden; el contenido y las excepciones siguen siendo de tu equipo. Este es el reparto, vía por vía:
| Vía de entrada | Dónde se pierde hoy | Qué hace el sistema | Qué decide la clínica |
|---|---|---|---|
| Formulario de la web | Se contesta horas o días después | Responde al instante y propone hora de primera visita | Qué huecos se ofrecen y a qué tipo de consulta |
| Paciente sin revisión | Nadie repasa las fichas antiguas | Saca la lista, envía el aviso y apunta la cita | El plazo, el texto y a quién no se escribe |
| Presupuesto entregado | Se queda en una carpeta | Recuerda el seguimiento a la persona que lo lleva | La conversación con el paciente |
| Opiniones | Se piden de palabra, con prisa, o nunca | Envía la petición al acabar el tratamiento y avisa de las críticas | La respuesta pública a cada opinión |
La fila de los presupuestos tiene ficha propia, porque en una clínica dental es donde más dinero se queda sin recoger: seguimiento de presupuestos en clínicas dentales.
¿Se pueden pedir opiniones sin incomodar al paciente?
Sí, si se piden una sola vez y en buen momento. El buen momento no es el día de una extracción, con la anestesia todavía puesta, sino cuando termina el tratamiento o después de una higiene sin incidencias. El dentista o la higienista marcan el alta y el mensaje sale al día siguiente con el enlace directo a la ficha pública de la clínica.
Se pide a todos por igual, sin descuento a cambio y sin escoger solo a quien salió sonriendo. Las críticas llegan a la clínica con un borrador de respuesta que el responsable corrige.
¿Qué no dirá nunca un mensaje enviado en nombre de la clínica?
No promete resultados, no da un precio cerrado sin exploración y no opina sobre la boca de nadie. Los textos hablan de horarios, de cómo pedir cita y de recordatorios generales. Cada plantilla nueva la aprueba el responsable de la clínica antes de usarse, y lo que tenga contenido de salud lo revisa un dentista.
¿Cuánto cuesta y cuándo se empieza a notar?
Lo habitual es la suscripción sin entrada, desde 293 €/mes durante 12 meses, porque es un trabajo que se repite cada mes: sacar la lista de revisiones, ajustar los textos y mirar qué ha funcionado. Si solo quieres la contestación inmediata a formularios y mensajes, se monta como solución lista para usar, con alta desde 218 € y cuota desde 112 €/mes. Cuando hay que conectar un programa de gestión que no deja leer la agenda desde fuera, pasa a implantación a medida, desde 1.125 € más cuota desde 143 €/mes. Todos los precios llevan IVA aparte.
El plazo se fija en el diagnóstico. Las primeras semanas se van en ordenar permisos, aprobar plantillas y decidir qué se cuenta. Tienes las modalidades en precios y la forma de trabajar en implantación de IA en empresas.
Preguntas frecuentes
¿Esto sustituye a la publicidad de la clínica?
No. Ordena lo que pasa después de que alguien te busca o te conoce: la respuesta, la cita, la revisión y la reseña. Si además haces anuncios, sirve para saber cuántos de esos contactos acaban en primera visita.
¿Puedo escribir a pacientes que hace años que no vienen?
Recordar una revisión a un paciente de la clínica es distinto de enviarle una promoción. Para las promociones hace falta que haya aceptado recibirlas. Qué se envía a cada grupo lo revisas con quien te asesora en protección de datos.
¿La IA contesta a las reseñas negativas?
No las publica. Avisa a la clínica y prepara un borrador sin datos del paciente; el responsable lo corrige y decide si se responde.
¿Hace falta cambiar de programa de gestión?
No de entrada. En el diagnóstico vemos si tu programa permite sacar la lista de pacientes sin revisión y apuntar citas desde fuera. Si no lo permite, se trabaja con listados exportados.
Trae a la llamada dos números si los tienes: cuántos formularios y mensajes entran al mes y cuántas fichas llevan más de un año sin cita. En el diagnóstico gratuito, de 30 a 45 minutos, te decimos por cuál de las tres vías conviene empezar en tu clínica. Llámanos al 657 632 204 o escríbenos desde contacto.