Un programa de gestión pone la agenda, las fichas de pacientes, los cobros y los avisos de tu clínica de fisioterapia en un mismo sitio. A veces compensa cambiar de programa; muchas otras basta con conectar lo que ya usas. Desde 218 € de alta + 112 €/mes como solución lista, IVA aparte.
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Martes, 9:10. Una paciente llama para mover su cita del jueves. La fisio que coge el teléfono abre la agenda compartida del calendario, comprueba en la hoja de cálculo cuántas sesiones le quedan del bono, busca en el WhatsApp del móvil de la clínica si ya había avisado y apunta el cambio en un pósit para que recepción lo vea. Cuatro sitios para una sola cita. Cuando la clínica tenía dos fisios funcionaba; con cinco, ya no.
¿Qué debería resolver un programa de gestión en tu clínica?
Debería contestar en segundos a las preguntas que hoy te obligan a buscar en varios sitios. Antes de mirar programas, apunta cuáles son las tuyas. Las más habituales en una clínica de fisioterapia son estas:
- ¿Qué huecos libres hay esta semana y con qué fisio?
- ¿Cuántas sesiones le quedan a este paciente y cuándo caduca su bono?
- ¿Quién no ha pagado lo de hoy?
- ¿Qué pacientes vienen por mutua y qué autorización tienen?
- ¿A quién hay que recordarle la cita de mañana?
- ¿Qué pacientes dejaron de venir a mitad de tratamiento?
Si hoy sabes contestar a todas sin abrir más de una pantalla, no necesitas nada nuevo. Si para tres de ellas hay que preguntar a alguien, ahí está el trabajo.
¿Cuándo compensa cambiar de programa y cuándo conectar el que ya tienes?
Compensa cambiar cuando el programa actual no puede hacer lo básico o no deja sacar los datos; compensa conectar cuando hace bien su parte y lo que falla es todo lo que lo rodea. Cambiar de programa tiene un coste que no sale en la factura: semanas de doble trabajo, equipo aprendiendo y datos que migrar. Por eso no es lo primero que proponemos.
| Lo que pasa en tu clínica | Qué suele compensar | Por qué |
|---|---|---|
| La agenda está en papel o en un calendario genérico, y los bonos en una hoja de cálculo | Cambiar a un programa de gestión | No hay nada que conectar: falta la base |
| Tienes un programa que el equipo conoce, pero los recordatorios y cobros se hacen a mano | Conectar | El programa funciona; lo que falta son las automatizaciones alrededor |
| El programa no permite exportar pacientes ni citas | Cambiar, con calma | Si no salen los datos, tampoco se puede automatizar nada encima |
| El programa no está adaptado a la nueva normativa de facturación y el fabricante no da fecha | Cambiar la parte de facturación o el programa entero | Lo vemos en la ficha de VERI*FACTU en fisioterapia |
| Abres un segundo centro y cada uno lleva su agenda | Unificar en un programa y conectar el resto | Dos agendas separadas multiplican los errores |
| Todo funciona, pero el teléfono no para | Ni cambiar ni conectar: atender llamadas | El cuello de botella no es el programa |
Para el último caso tienes la recepcionista con IA para clínicas de fisioterapia, que da, cambia y anula citas en la agenda que ya uses.
¿Qué tareas puede llevar la IA encima del programa?
La IA entra en las tareas de lenguaje y de repetición que hay alrededor de la agenda, no en las decisiones clínicas. El programa guarda los datos; la IA los usa para hacer cosas que hoy hace una persona:
- Contestar al paciente por teléfono o WhatsApp con los huecos reales de la agenda.
- Avisar de la cita de mañana, del bono que se acaba o de la factura disponible.
- Detectar huecos y descuadres: una cita atendida sin cobrar, un paciente que lleva tres semanas sin venir a mitad de tratamiento.
- Resumir al final del día qué ha pasado, para que la gerencia lo lea en dos minutos.
Lo que toca a la salud del paciente, como la valoración, el tratamiento o el alta, lo decide siempre el fisioterapeuta. La IA no escribe diagnósticos ni da consejos clínicos.
¿Quién ve la ficha de cada paciente cuando todo está conectado?
Los datos de salud son una categoría especial de datos personales y piden más cuidado que una lista de clientes cualquiera. En la práctica, eso significa tres cosas en cualquier cosa que montemos:
- Cada persona ve lo que necesita: recepción, la agenda y los cobros; el fisio, además, la ficha clínica.
- Las automatizaciones usan el mínimo dato: un recordatorio necesita nombre, día y hora, no el motivo de la consulta.
- Contrato de encargado del tratamiento con cada proveedor que toque datos de pacientes, incluidos nosotros.
Si tienes delegado o asesor de protección de datos, lo incluimos en la revisión desde el principio.
¿Cuánto cuesta cada camino y cuánto se tarda?
Hay dos caminos. Si lo que necesitas encaja en una pieza estándar, como una agenda con IA que recuerda y confirma citas, es una solución lista: alta desde 218 € + cuota desde 112 €/mes. Si hay que conectar tu programa actual con el cobro, WhatsApp, la facturación y los avisos, es un trabajo a medida: desde 1.125 € + cuota desde 143 €/mes de mantenimiento. Todo con IVA aparte. El plazo depende de cuántas piezas haya que unir y se fija en el diagnóstico. Tienes las modalidades en precios.
Preguntas frecuentes
¿Recomendáis algún programa en concreto?
No trabajamos para ningún fabricante. En el diagnóstico vemos lo que usas y lo que necesitas, y te decimos si compensa conectar o cambiar, sin comisión de nadie.
¿Perdemos el historial de pacientes si cambiamos?
No debería perderse nada, pero depende de que el programa actual permita exportar los datos. Lo comprobamos antes de decidir, no después.
¿Tenemos que dejar de usar WhatsApp?
No. WhatsApp sigue siendo el canal con los pacientes; lo que cambia es que los mensajes de cita salen de la agenda y no del móvil de alguien.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
Una solución lista, como la agenda con IA, se pone en marcha antes que un trabajo a medida. El plazo exacto se fija en el diagnóstico, según cuántas piezas haya que conectar.
Antes de pagar licencias nuevas, pide el diagnóstico gratuito: en 30 a 45 minutos repasamos las preguntas de esta página con tus datos y te decimos si te conviene cambiar o conectar. Llámanos al 657 632 204 o escríbenos desde contacto.