Pregunta a tus comerciales cuántas horas de la semana pasada estuvieron hablando con un cliente. Pregúntalo sin tono de reproche y espera. Lo habitual es que la cifra sorprenda a todos: informes, presupuestos que se rehacen tres veces, desplazamientos, reuniones internas, buscar un dato que nadie sabe dónde está. Cuando una empresa de Madrid dice que necesita consultores para ganar eficiencia, a menudo el mayor desperdicio está ahí, en la parte comercial, y no en la fábrica ni en la oficina.
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Eficiencia no es recortar
Conviene aclararlo, porque hay quien contrata a un consultor para reducir costes y termina quitando lo que le daba clientes. Ser eficiente es vender lo mismo con menos esfuerzo, o vender más con el mismo. En la parte comercial pocas veces se logra echando a alguien. Se logra dejando de hacer cosas absurdas.
Existen métodos conocidos, como Lean o Six Sigma, muy útiles en operaciones y producción. Si tu problema está en la planta, busca a quien los domine. Nosotros trabajamos sobre la venta y la atención, que tienen sus propios atascos, y te diremos cuándo el tuyo está en otro sitio.
Cinco sitios donde se va el tiempo
- Presupuestos. Cada uno se hace casi desde cero, pasa por tres personas y sale cuando el cliente ya ha elegido. Tener plantillas y reglas claras de precio y descuento suele ahorrar más que cualquier herramienta nueva.
- Clientes que no deberían estar. Esos que te hacen ir cinco veces para un pedido pequeño. Mucho comercial se pasa la semana con quien es simpático y no con quien compra. Clasificar la cartera por margen da una sorpresa casi siempre.
- Kilómetros. Madrid es muy grande, con la M-30 y la M-40 de por medio. Una visita a Alcalá seguida de otra a Móstoles no tiene sentido, y sin embargo pasa. Ordenar rutas y agrupar visitas por zonas devuelve horas todas las semanas. Muchas reuniones de primer contacto, además, pueden hacerse por videollamada.
- Preguntas que se repiten. Horarios, plazos, tarifas, disponibilidad. Las contesta alguien muy bien pagado, una y otra vez. Aquí sí tiene sentido la IA: desde un chatbot sencillo hasta respuestas automáticas por WhatsApp y correo, o agentes con trabajos concretos. Las decidimos caso a caso, y siempre pensando en vender más. Tienes ejemplos en automatización comercial con IA.
- Información perdida. Lo que el cliente dijo el año pasado está en la cabeza de alguien, o en su correo. Cuando esa persona se va, se empieza otra vez.
Lo que cambia un consultor, y lo que no
Un consultor te aporta ojos de fuera. Ve lo que tu equipo dejó de ver porque lleva años haciéndolo igual. Además, se atreve a decir en voz alta lo que muchos piensan. Es útil, siempre que luego alguien haga los cambios.
Lo que no consigue es que la gente trabaje distinto contra su voluntad. Si tu empresa exige nuevas tareas sin quitar ninguna de las antiguas, habrás añadido burocracia. Y si el responsable no cambia su forma de hacer, nadie más lo hará. Un cambio pequeño que se mantiene vale más que un programa enorme que se abandona en febrero.
Por dónde empezar esta misma semana
Pide a tu equipo que apunte en qué se le va el tiempo durante cinco días, sin juzgar a nadie. Coge los resultados, elige una sola cosa y arréglala. Si tras un mes ha funcionado, sigue con la siguiente.
Si prefieres que lo hagamos contigo, empezamos con una auditoría breve y gratuita. Después, nuestros bonos de horas de precios dan una orientación, con IVA aparte. Te advertimos de que nos van a salir preguntas sobre cosas que quizá prefieras no tocar.
Para seguir leyendo, consultoría para mejorar procesos comerciales en Madrid. Tienes el servicio en consultoría comercial.
Si quieres contarnos qué ha salido de esa semana de apuntes, estamos en el 657 632 204.